仕事を10倍早く終わらせる！Excelで使える時短キー操作4選

はじめに

こんにちは！masamuneです。

仕事や学校で日常的にExcelを使用しているという人も多いのではないでしょうか。

この記事ではExcelで使えるキー操作やショートカットキーについてまとめています。

単にショートカットキーについて紹介するだけでなく、どういった場面で活用できるかや、ショートカットキーを使うことによるメリット、使用時のコツもご紹介します。

この記事を読んで、明日の仕事から活用し、効率的に仕事を進めましょう！

コピペが同時にできる！？Ctr＋Dで「上のセルをコピー」

普段、Excelを使用しているとコピー（Ctr+C）＆ペースト（Ctr＋V）のショートカットキーは頻繁に使用するのではないでしょうか。

実はこのコピー＆ペースト（以下コピペ）、一定の条件下では同時に叶うショートカットキーがあります。

それが、今回紹介するCtr+Dです。

例えば、業務の役割分担を確認するための以下のような表を作成するとします。

対応日の列に、すべて同日の日付を入力したいときに便利なのがCtr+Dになります。

まず１番上に日付を入力し、その後入力したセルを含むコピペしたい範囲を選択します。

この状態でCrr+Dを押すと…

選択した箇所にすべて反映されました！

Ctr+Dで、下部分へ一気にコピペが可能になります。

一つ一つコピペを繰り返していたという方もいらっしゃるのではないでしょうか。Ctr+Dを活用することで大幅な時短に繋がります。

また、普段からExcelを使用されている方だとオートフィルを使用しているかもしれません。しかし、オートフィル機能は連続データに最適化されているという側面があるので、Ctr+Dと上手に使い分けるとよいでしょう。

同様の操作で、Ctr+Rを押すと右にコピーになるので、表の形式に合わせて使用してください。

セル移動の基本！Ctr+矢印で高速移動

Excelを使用していると、膨大な量のデータが入った表を扱うことがあります。

表の端から端まで確認・移動するときは皆さんどのように操作していますか？

キーボードにある矢印キー（←,↑,↓,→）を使用していると思います。

この矢印キー、Ctrと合わせて使うことで高速移動ができます。

例えば、以下の表で表の一番下に移動するとしましょう。

現在は「学生番号」と書かれたセルを選択していますが、この状況でCtr+↓を押すと…

表の一番下、「８」と入力されたセルまで一気に移動しました！

↓に限らず、同様の操作で上下左右に高速移動ができます。下や横に長い表を扱う際に、スクロール機能を使うよりもミスなく速く移動ができるので積極的に活用しましょう。

ただ、この機能は、入力されたセルにまでしか飛ばないので表内に空白のセルがあるときは注意してください。

どういうことかいうと…

例えば、上のキャプチャのように「算数」と書かれたセルが選択された状況でCtr＋↓を押すと…

表の一番下ではなく、空白セルの上の、データが入力されたセルまでしか移動できせん。

ちなみに、上記のように斎藤さんの算数の点数「95」が選択された状態でCtr+↓を押すと、データが入力されている中村さんの算数の点数「95」のセルまで移動できます。

最初のうちは、マウスを使った操作のほうが早いと感じてしまうかもしれません。しかし、マウスでの選択操作だと、操作しているうちに行列がずれてしまう可能性もあります。先ほども申し上げたように、Ctr＋矢印が、ミスなく高速で移動できる最善手段です。

Ctr＋矢印の基本操作をいかに極めるかが、今後の作業効率に大きくかかわってきます。

最初のうちは練習が必要になるかもしれませんが、何度も繰り返してマスターしてください。

Ctr+矢印の操作を極めて、少ないキーボード操作で簡単にExcelシート内を高速移動できるようになりましょう！

SUM関数を一瞬で出す！Shift+Alt+＝

Excel操作でデータ処理をする際、合計値を求めるSUM関数は頻繁に使用するのではないでしょうか。

このSUM関数を使用する際、＝SUM(）と入力したり、数式リボンから合計関数をわざわざ選択したりしなくても、一瞬で関数を入力できるショートカットキーがあります。

それが、Shift+Alt+＝　です。

以下の表をご覧ください。

合計値を表示させたいセルを選択した状態でShift+Alt+＝を押すと…

一瞬でSUM関数が入力されました！その後Enterを押すと、きちんと合計値が表示されます。

Shift+Alt+＝のショートカットキーで、合計する数値の範囲を自動で選択し、関数を記述してくれるのです。

関数までも一瞬で表示できるなんてとっても便利ですよね！明日の仕事からぜひ活用してみてください。

ノーマウスで表に罫線（格子）が引ける！？Alt+H+B+A

表を作成する際、表を見やすくするために罫線を引く処理をすることがあると思います。

例えば、以下のような表。

必要なデータは入力されていますが、少し見にくい印象を与えます。

このとき、皆さんはマウスを数回クリックし、以下キャプチャのようにホームリボンのフォントから罫線「格子」を選択しているのではないでしょうか。

せっかくさっきまでキーボード上で操作が完了していたのに、罫線を引くためだけにマウスに手を伸ばし、かつマウスも複数回移動してクリックしないといけないとなると、実はかなり手間がかかってしまっているのです。

この罫線「格子」を引く処理、キーボード上で４つ入力するだけで処理が可能です。

そのキーボード操作が、Alt＋H＋B＋Aです。今回の場合は、同時に押すのではなくAltから順番にキーボードを押す必要があります。

では実際に、罫線を表示させたい表を全選択し、その状態でAlt+H+B+Aを順番に押すと…

一瞬で表内に格子が表示されました！

実はこの操作、格子を表示させること以外にも応用可能です。

実際に操作すると分かるのですが、Excel内でAltキーを押すと、数字やアルファベットのガイドが出てきます。

ホーム部分には「H」のガイドがあるのでHを押すと…

次の階層のアルファベットガイドが表示されるようになっています。

このため、Alt+H+B+Aは、同時に押すのではなく順番に押す必要があるのです。

罫線以外の処理がしたい場合は、ガイドに則って他のアルファベットを入力すればいいことがわかりますね。

Alt+H+B+Aは、ガイドの通りに入力していたにすぎませんが、格子のように頻繁に使用すると思われるものはキー操作を覚えてしまったほうが手っ取り早いでしょう。

さいごに

いかがでしたでしょうか。

Excelを使用する際、マウスを使用する機会が多い人は知らなかったショートカットキーもあったのではないでしょうか。

もちろん、マウスを使ったほうが効率的で直観的な操作が可能な時もありますが、その分ミスや誤操作につながるおそれもあります。

ショートカットキーについて知識を深めるだけでなく、仕事で活かせるものがあれば明日からぜひ活用してください！